- Un assistente può rispondere a orari, posizione, parcheggio, menu e regole di prenotazione e raccogliere le richieste di tavolo (data, persone, nome, contatto).
- La conferma del tavolo resta a voi, a meno di un'integrazione con il sistema di prenotazione, da valutare su misura.
- Sugli allergeni l'assistente può rimandare alle informazioni ufficiali del locale, ma la conferma finale spetta sempre a una persona del locale.
Il momento in cui un ristorante riceve più richieste è, quasi sempre, il momento in cui non può rispondere: il servizio. Il telefono squilla in piena ora di punta, i messaggi su WhatsApp o Instagram si accumulano, e chi voleva prenotare per il sabato sera prova da un'altra parte. Altre richieste arrivano a locale chiuso, di notte o a inizio settimana.
Per un locale piccolo, dove spesso lo stesso titolare è in sala, in cucina e al telefono, un assistente virtuale può fare la differenza. Vediamo come, e con quali limiti.
Cosa possono chiedere i clienti (e cosa può rispondere l'assistente)
- Orari e giorni di chiusura, anche per festivi e ferie: informazioni stabili che l'assistente conosce e ripete con precisione.
- Posizione e parcheggio: come arrivare, dove parcheggiare, accessibilità.
- Menu: piatti, menu fisso, opzioni per vegetariani o vegani, prodotti di stagione, in base a ciò che gli fornisci.
- Servizi: sale riservate, gruppi, cerimonie, asporto o consegna se previsti, accettazione di animali.
- Prenotazioni: data, orario, numero di persone, nome e recapito.
- Regole: tempi di attesa del tavolo, caparra per i gruppi, politiche di cancellazione, se presenti.
Più il menu e le regole sono chiari e aggiornati, più le risposte saranno precise. Un menu stagionale che cambia ogni settimana richiede un aggiornamento regolare: va previsto fin dall'inizio.
Le richieste di tavolo, passo per passo
Un buon flusso di prenotazione è semplice:
- Il cliente scrive "Avete un tavolo sabato sera per quattro?".
- L'assistente chiede ciò che serve: data, orario preferito, numero di persone, nome, telefono, eventuali esigenze (seggiolone, intolleranze, occasione speciale).
- Riepiloga la richiesta e dice chiaramente che la conferma arriverà dal locale.
- Il team riceve la richiesta completa e conferma al cliente, con un messaggio o una telefonata.
Così il cliente non resta senza risposta e voi non dovete porre le stesse quattro domande ogni volta. Se in futuro volete che l'assistente verifichi la disponibilità direttamente sul vostro sistema di prenotazione, è un'integrazione da valutare nel progetto su misura.
Allergeni e intolleranze: massima cautela
Su questo tema l'assistente non deve improvvisare. Gli allergeni sono una questione di sicurezza, e le informazioni obbligatorie sono quelle che il locale fornisce ufficialmente al cliente. La linea prudente è la seguente:
- l'assistente può dire che il locale mette a disposizione le informazioni sugli allergeni e come ottenerle;
- può raccogliere la richiesta del cliente ("ho una intolleranza al glutine") e passarla al team;
- non deve mai garantire che un piatto sia "sicuro" o "privo" di una sostanza: la conferma arriva sempre da una persona del locale che conosce la cucina.
Nelle istruzioni dell'assistente conviene scrivere in modo esplicito che qualsiasi domanda su allergie e intolleranze va confermata dal personale prima della prenotazione e prima dell'ordine.
Il tono: ospitalità prima di tutto
Un ristorante vende anche accoglienza. Il tono dell'assistente deve rispecchiarla: informale e caloroso per una trattoria, più sobrio per un locale di alto profilo. Nel set-up raccogliamo qualche esempio di come già rispondete ai clienti e definiamo insieme formule, saluti e cosa evitare. Tu approvi tutto prima del lancio.
Canali: WhatsApp, Instagram e sito
I ristoranti ricevono richieste soprattutto su telefono, WhatsApp e messaggi dei social. Con il pacchetto Essenziale puoi partire da un canale; con il Professionale colleghi fino a tre canali, tra email, chat sul sito, WhatsApp, Instagram e Facebook. Se scegli WhatsApp, leggi prima le regole nella guida alle risposte automatiche su WhatsApp Business: finestra di 24 ore, messaggi modello e consenso per le comunicazioni promozionali.
Recensioni e reputazione
Una risposta rapida a una richiesta di prenotazione è già un servizio che i clienti ricordano. Per le recensioni online, invece, conviene che la risposta resti a una persona: un assistente può al massimo aiutare a preparare una bozza che tu rileggi e pubblichi. Non è un automatismo da lasciare libero, perché una risposta sbagliata a una critica può aumentare il problema.
Privacy: cosa tenere presente
Nome e telefono di chi prenota sono dati personali. Chiedi solo ciò che serve, conserva i dati per il tempo necessario e informa i clienti nell'informativa privacy. Maggiori indicazioni nella guida chatbot e GDPR per le PMI. Evita di far scrivere in chat dati di pagamento: se chiedi una caparra, usa un canale di pagamento adatto.
Un esempio di richiesta di tavolo
Un esempio schematico, da adattare al tuo locale:
- Cliente: "Buonasera, avete posto sabato alle 20:30 per 4?"
- Assistente: "Buonasera! Sono l'assistente digitale di [nome locale]. Per verificare con il team mi servono il tuo nome, un numero di telefono e se ci sono intolleranze o esigenze particolari. Ti confermiamo il tavolo entro [orario indicato dal locale]."
- Team: riceve la richiesta con tutti i dati, conferma o propone un'alternativa.
Il cliente sa subito cosa aspettarsi, e voi evitate scambi di messaggi inutili.
Cosa preparare prima di iniziare
- Menu aggiornato (anche in formato semplice, come elenco di piatti e prezzi se vuoi che li comunichi).
- Orari di apertura, giorni di chiusura, ferie già pianificate.
- Regole per gruppi, cerimonie, caparre e cancellazioni.
- Elenco delle richieste che devono sempre passare a una persona (allergie, eventi, reclami).
- Il nome di chi riceve le richieste e l'orario entro cui risponde.
Quanto costa partire
Il set-up Essenziale parte da €799 (un canale), il Professionale da €1.599 (fino a tre canali, raccolta di prenotazioni e richieste, italiano e inglese). Il Su misura è su preventivo. Prezzi IVA esclusa, a pagamento unico, senza canone mensile a Raviglie; serve un piccolo abbonamento a un servizio esterno, a basso costo, oltre agli eventuali costi dei canali come WhatsApp Business, indicati nel preventivo prima dell'accettazione. Garanzia di rimborso del 100% entro 10 giorni dall'attivazione, secondo le condizioni di vendita. Qui trovi una guida alle voci di costo: quanto costa un chatbot.
Domande frequenti
Un chatbot può prenotare il tavolo al posto mio?
Raccoglie la richiesta con tutti i dati e la passa al tuo team, che conferma. La verifica diretta della disponibilità sul sistema di prenotazione è un'integrazione da valutare nel progetto su misura.
Può rispondere sugli allergeni?
Può dire come ottenere le informazioni ufficiali del locale e raccogliere la richiesta, ma non deve garantire che un piatto sia adatto: la conferma spetta sempre al personale.
Devo avere un sito web per usare l'assistente?
No. Puoi cominciare anche da WhatsApp o dall'email. Se hai un sito, puoi aggiungere anche la chat.
Come si aggiorna il menu?
Nei primi 30 giorni dopo l'attivazione aggiorniamo noi le risposte. Dopo, ti spieghiamo come aggiornare menu e orari; se preferisci che ce ne occupiamo noi, prepariamo un preventivo per gli interventi.